Kommunikation in der Zelle

Zellenbüro: fit für die Zukunft

Als Vorteile von Zellenbüros werden üblicherweise die Argumente „konzentriertes Arbeiten“ und „vertrauliche Kommunikation“ genannt. Beliebt sind die kleinen Büroeinheiten auch, weil sie eine individuelle Steuerung der Beleuchtung und der Belüftung ermöglichen. Auf der Negativseite tauchen dagegen Aspekte wie Flächeneffizienz, geringe Flexibilität und Nachteile für die direkte Kommunikation auf. Drei Argumente, die dazu führen, dass ältere Immobilien oft nur noch vermietbar sind, nachdem unterteilende Wände entfernt wurden.

Es gibt also einen eindeutigen Trend zu größeren Büroeinheiten. Noch machen laut bso-Studie 2011 die großen Einheiten, sogenannte „Open Spaces“ mit 25 oder mehr Arbeitsplätzen zwar erst 5 % und Teambüros 33 % der Arbeitsplätze aus, aber ihr Anteil wächst. Und tatsächlich sind große Büroeinheiten – vorausgesetzt die Flächeneffizienz wird nicht übertrieben und die Arbeitsplätze erhalten eine sinnvolle Ausstattung – oft eine gute Wahl. Aber es gibt auch Unternehmen und Arbeitsaufgaben, für die sie nicht geeignet sind. Überdies kann nicht jede Bestandsimmobilie mit vertretbarem Aufwand umgebaut werden.

Damit stellt sich die Frage, wie vorhandene Räumlichkeiten so genutzt werden können, dass sie trotz trennender Wände die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern fördern.

Kommunikation am Arbeitsplatz

Eines unterscheidet die Kommunikation im Zellenbüro ganz wesentlich von der in größeren Raumeinheiten: Mithören von Gesprächen oder die spontane Ansprache von Teamkollegen bleibt verwehrt. Stattdessen muss Kommunikation geplant stattfinden – entweder durch Nutzung technischer Hilfsmittel oder durch den Gang zum Büro des jeweiligen Kollegen. Letzterer wird in der Regel dazu genutzt, Projekte detailliert oder mehrere Themen gebündelt zu besprechen. Dafür spielt der unmittelbare Zugriff auf digitale Daten eine zentrale Rolle.

In der Praxis bedeutet dies, dass Arbeitsplätze in Zellenbüros so ausgestattet sein sollten, dass Arbeitsplatzinhaber und Besucher Dokumente auf dem Bildschirm gemeinsam sichten und besprechen können. Sich dafür über die Schulter des Kollegen lehnen zu müssen, ist keine gute Lösung. Besser ist es, für eine Kommunikation „auf Augenhöhe“ zu sorgen – im Stehen, mit Hilfe eines samt Bildschirm nach oben verstellbaren Sitz-Steh-Arbeitstisches oder gemeinsam vor dem Schreibtisch sitzend. Wenn genügend Platz vorhanden ist bzw. der Schreibtisch breit genug ist, dass sich zeitweise zwei Personen nebeneinander setzen können, ist der Einsatz zusätzlicher Arbeitstühle oder Konferenzstühle eine gute Wahl. Wenn keine zusätzlichen Stühle eingesetzt werden können, kann ein Rollcontainer mit Sitzpolster gute Dienste leisten. 

Kommunikationszonen zur Teambildung

Eine weitere Aufgabe der Kommunikation ist die Stärkung von Teams und die Förderung des persönlichen Austausches. Hier setzen die Wände der Zellenbüros eindeutig Grenzen. Deshalb sollten auch in Bürogebäuden mit Zellenstrukturen Räume und Bereiche geschaffen werden, in denen sich die Mitarbeiter über die jeweilige Projektarbeit hinaus – abseits der persönlich zugewiesenen Arbeitsplätze – begegnen und austauschen können. Das können Theken oder Stehtische in einer großzügigen Teeküche oder loungeartig ausgestattete Zonen in Fluren oder eigenen Räumen sein. Wichtig dabei: Die Bereiche müssen frei zugänglich sein und in räumlicher Nähe der Arbeitsplätze liegen. Ideal sind Orte, an denen die Mitarbeiter ohnehin mehrmals täglich vorbeikommen. Die Bereiche für die spontane Kommunikation müssen zudem hell und freundlich ausgestattet sein und ihre Nutzung darf keiner Sozialkontrolle unterliegen.

Zugegeben, das braucht zusätzlichen Platz, aber den höheren Flächenkosten steht ein eindeutiger Nutzen gegenüber. Die US-Forscher Michael Brill und Sue Weidemann konnten schon im Jahr 2001 im Rahmen einer großflächig angelegten Studie nachweisen, dass der spontane Austausch mit Kollegen die wichtigste Lernquelle in Unternehmen ist.

IT-gestützte Kommunikationsplattformen

Bleibt das Handicap, dass in kleinen Zellenbüros kein permanentes Mithören über Inhalte und Stand der Projekte der Kollegen möglich ist. Dieses Manko kann inzwischen durch den Einsatz geeigneter Software ausgeglichen werden. Immer mehr Unternehmen setzen auf IT-gestützte Kommunikationsplattformen und „Activity Streams“, die ähnlich wie die Instrumente der Social Communities eine gemeinsame Kommunikationsplattform mit einer Projektdatenbank verbinden. Deren Einsatz braucht mehr Disziplin als die Kommunikation über den Schreibtisch hinweg. Denn nur wenn Informationen in das System eingespeist werden, sind sie für andere nutzbar. Aber die Systeme bringen auch einige Vorteile mit sich. Gegenüber dem unmittelbaren Mithören am benachbarten Schreibtisch können auch Mitarbeiter, die nicht vor Ort sind, in den Informationsaustausch einbezogen werden. Gleichzeitig entsteht ein „Projektgedächtnis“, das es ermöglicht, Entscheidungen und Abläufe jederzeit nachzuvollziehen. Und nicht zuletzt: Störungen durch unfreiwilliges Mithören entfallen.

Kostenvergleich

Zellenbüros müssen also nicht zwangsläufig schlecht für die Kommunikation in Unternehmen sein. Bei einer aufgabengerechten Ausstattung können Sie sogar eine sehr gute Lösung sein, um Kommunikation und konzentriertes Arbeiten in Einklang zu bringen. Bleibt das Argument der Flächeneffizienz. Die spricht eindeutig für größere Raumstrukturen. Auf Flächenkosten entfallen nach den Berechnungen des buero-forum immerhin 14 bis 15 % der gesamten Bürokosten. Andererseits steht ihnen ein Anteil der Personalkosten von rund 80 % gegenüber. Die höchste Kosteneffizienz verspricht also immer noch effektives Arbeiten.

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Kommunikation "auf Augenhöhe":