Non-territorial Office

Kennzeichen des Non-territorial Office

Flexible, markt- und kundenorientierte Organisationskonzepte führen dazu, dass die Mitarbeiter ihre Aufgaben immer seltener am eigenen, persönlichen Arbeitsplatz erledigen. Die Arbeit findet in immer größerem Umfang in Besprechungsräumen, beim Kunden oder Lieferanten, unterwegs oder zu Hause (in Verbindung mit Telearbeit) statt.

Der eigene Arbeitsplatz in der Unternehmens-Zentrale wird immer weniger genutzt. Unter diesen Umständen wird es unwirtschaftlich, jedem Beschäftigten dauerhaft einen persönlichen Arbeitsplatz zu reservieren und freizuhalten. Deshalb – bei sporadischen Anwesenheitszeiten eines Mitarbeiters von nur zwei bis drei Tagen pro Woche im Unternehmen oder täglich zeitweiser Nutzung des Arbeitsplatzes, ist es sinnvoll über frei-wählbare Arbeitsplätze – dem sogenannten non-territorial Office – nachzudenken. Selbst ohne Einbeziehung typischer Telearbeitsformen verbringen dauerhaft 15 bis 20 % der Belegschaft ihre Arbeitszeit nicht an "ihrem" Büroarbeitsplatz. Gründe sind z. B. Dienstreisen, Meetings, Weiterbildung, Urlaub oder Krankheit.

Im non-territorial Office wird die feste Zuordnung von Arbeitnehmern und Arbeitsplatz aufgelöst. Alle Arbeitsplätze werden zeitlich wechselnd von mehreren Mitarbeitern genutzt werden. Die Anzahl der Arbeitsplätze ist geringer als die der Mitarbeiter. Damit ist das Non-territorial Office eine spezielle Form des Desk-sharing. Wie bei allen anderen Formen des Desk-sharing werden Arbeitsunterlagen zentral aufbewahrt (physisch oder digital). Für persönliche Gegenstände werden in der Regel mobile Caddies zur Verfügung gestellt.

Ihre zeitweisen Arbeitsplatz suche die Mitarbeiter im Non-territorialen Büro nach unterschiedlichen Kriterien: gewünschte Nähe zum Kollegen, aufgabenspezifische Anforderungen oder ähnliches. Die benötigten persönlichen Unterlagen werden vom Mitarbeiter in Form von Rollcontainern oder Aktenkoffern mit an den Arbeitsplatz gebracht.

Anforderungen an das Non-territorial Office

Grundsätzlich können alle Büroformen für das "Non-territorial Office" genutzt werden. Jedoch sind transparente und offene Bürostrukturen (Gruppenbüro, Kombi-Büro) eher zu empfehlen, da die Kommunikation der Mitarbeiter von diesen Raumformen eher unterstützt wird als von abgeschlossenen Büroformen. Wenn die Mitarbeiter schon nicht mehr ständig im Büro sind, kommt der intensiven Kommunikation bei Anwesenheit eine besondere Bedeutung zu.

Die Anforderungen der Mitarbeiter an ihren zeitweisen "Non-territorialen Arbeitsplatz" sind sehr unterschiedlich. Während die Einen die intensive Kommunikation mit den Kollegen, den Vorgesetzten und dem Arbeitsteam suchen, suchen die Anderen die Denker-Zelle. Deshalb müssen im Non-territorial Office unterschiedliche Arbeitsplatz-Typen vorgehalten werden: abgeschirmte Einzelarbeitsplätze, Teamarbeits-Bereiche, Plätze für informelle Kommunikation in den Begegnungsbereichen oder Denk-Arbeitsplätzen in den Denker-Zellen– hierfür sind offene, frei zu möblierende Büro-Bereiche für 20 - 30 Arbeitsplätze am besten geeignet.

Der Verzicht auf den persönlichen Arbeitsplatz in der Unternehmenszentrale sehen viele Mitarbeiter als einen persönlichen Verlust an. Deshalb muss das "Non-territorial Office" sehr behutsam und in sehr vielen Gesprächen, Einzelgesprächen und Diskussionen vorbereitet werden, ehe eine Einführung möglich ist. Empfehlenswert ist es deshalb, mit der Einführung dieser Arbeitsweise dort zu beginnen, wo der persönliche Arbeitsplatz sowieso schon eine Seltenheit ist: beim Außendienst, bei häufig abwesenden Beratern, bei Montageleitern usw.

Wirtschaftlichkeit

Durch Einführung Non-territorialer Arbeitsformen sind Einsparungen von bis zu 40% der Flächen für Arbeitsplätze möglich. Werden alle Mitarbeiter in das Konzept einbezogen können sogar bis zu 60% Flächenreduzierung erreicht werden. Dem stehen jedoch höhere Flächenbedarfe für Kommunikationszonen gegenüber. Denn wenn sich Mitarbeiter nur noch zeitweise an einem gemeinsamen Büroarbeitsplatz aufhalten steigt der Kommunikationsbedarf.

Zuweisung von Arbeitsplätzen

Eine wichtige Frage bei der Einführung von Non-territorialen Arbeitsplätzen betrifft die Organisation: Wie findet der Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz? Da es beim Desk Sharing keine feste Zuordnung von Mitarbeiter und Arbeitsplatz gibt, benötigt das non-territoriale Büro geeignete Steuerungs- und Planungsinstrumente.

Mögliche Lösungen sind:

Hoteling-Software, die eine internetgestützte, von Zeit und Ort ungebundene Planung ermöglicht.
Mit dieser Software können zum Beispiel Arbeitsplätze im Voraus belegt, Telefonnummern umgeleitet und Besprechungsräume reserviert werden. Auch Catering und Möblierungsvorgaben lassen sich damit steuern.
Der Mitarbeiter kann im Vorfeld seinen Aufenthalt disponieren und für seine Aufgaben relevanten und erfoderlichen Resourcen buchen.
Und schließlich ist es auch möglich, einzelnen Unternehmensbereichen die Kosten für die Nutzung von Flächen und Services verusachungsgerecht zuzurechnen.

Praxisbeispiel: Bürokonzept 2010 der B. Braun Melsungen AG

Autor: Jürgen Sauerwald

Um den Anforderungen der modernen dynamischen und komplexen Gesellschaft zu genügen, müssen Organisationen flexibel und lernfähig sein. Dies fordert eine Veränderungsbereitschaft, die eine Organisation aufbringen muss, um neue Wege in der Bürowelt einschlagen zu können.

Gegenstand des Bürokonzeptes 2010 ist eine sinnvolle und effiziente Verknüpfung modernen Managements mit der einheitlichen Gestaltung von Büros. Dem Motto folgend "Your office is where you are", arbeiten die Mitarbeiterinnen der Verwaltungsorganisation der B. Braun Melsungen AG seit August 2001 in non-territorialen Arbeitsbereichen.Die Mitarbeiterinnen können in den abteilungsbezogen strukturierten Funktionsbereichen aus verschiedenen Arbeitsplätzen / Räumen wählen. Jeder Arbeitsbereich hat eine spezielle Funktion. Das Büro der Zukunft wurde den Bedürfnissen der hier arbeitenden Mitarbeiterinnen auf den Leib zugeschnitten.Die Verschiedenartigkeit der Arbeitsbereiche kennzeichnet sich durch Bereiche für Kommunikation und Information, Cockpits für konzentriertes Arbeiten, Projektarbeitsplätze und Besprechungsräume sowie Lounge, Team-, Service- und Technikräume. Auch der Cafeteria als dominanten Punkt auf jeder Etage fällt eine funktionsbezogenen Bedeutung zu.

Das wesentliche Kriterium im Konzept ist, dass persönliche Arbeitsplätze in diesem überflüssig werden und damit entfallen. Jede(r) Mitarbeiter(in) hat den Freiraum zu entscheiden, an welchem Arbeitsplatz er/sie am besten arbeiten kann. Das der B. Braun Melsungen AG kennzeichnet sich dadurch, dass entgegen anderer Konzepte kein Arbeiten als "Büro-Nomade" angestrebt wurde.Die eingerichteten Arbeitsräume im Verständnis von workspace wurden speziell auf die Bedürfnisse der Mitarbeiterinnen abgestimmt. Sie entsprechen der Modernität und Transparenz, um den Erfordernissen der Informations- und Kommunikationstechnologie, die die Arbeitsweise in der Zukunft bestimmen, gerecht werden zu können.

Die "Stadt der Industrie" – die Werksanlage Pfieffewiesen in Melsungen, zugleich world headquarter der B. Braun Melsungen AG – wurde um ein weiteres Element ergänzt. Modernste Architektur und ein flexibles, innovatives Bürokonzept sind seit 2001 Bestandteile der Unternehmenskultur für die Mitarbeiterinnen der B. Braun Melsungen AG. Modernität in Verbindung mit einer neuen Form der Bürotätigkeit sind Teile der Zukunftsorientierung des Unternehmens, die nicht mehr aus dem Verständnis für Arbeitsweisen der Mitarbeiterinnen herauszulösen sind.Bevor das neue Verwaltungsgebäude nach zwei Jahren Bauzeit im August 2001 mit mehr als 2000 Quadratmeter Bürofläche von rund 160 Mitarbeitern aus dem Vorstandsbereich, des Zentralbereiches Personal und Recht, der Unternehmenskommunikation sowie dem Bereich Finanzen und Controlling bezogen werden konnte, wurde das in enger Abstimmung mit den Mitarbeiterinnen entwickelt. In Musterbüros wurden parallel zum Neubau Erfahrungen gesammelt, die in den laufenden Planungsprozessen übernommen wurden.

Offenheit und Transparenz spiegeln das auf allen sechs Ebenen umgesetzte wider. Flexible Arbeitsweisen in einer von Elastizität geprägten funktionalen Arbeitslandschaft sind synonym für Arbeitsweise in einer non-territorialen Arbeitswelt. Durch die flexible Arbeitsplatzgestaltung, ohne persönliche Schreibtische oder Büros, werden alte Führungshierarchien und verfestigte Strukturen der Büro-Organisation aufgelöst und eine kreative und prozessorientierte Arbeitswelt geschaffen. Das Ziel, ein speziell auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter abgestimmtes Konzept für flexibles Arbeiten zu entwickeln, wurde erfolgreich realisiert. Maßstäbe wurden bei der Entwicklung des Raumkonzeptes gesetzt, das Teamstrukturen und prozessorientiertes Arbeiten unterstützt. Ein intelligentes Dokumentenarchivierungssystem und Kommunikationskonzept stellen sicher, dass Information und Kommunikation vom Ort und Raum des Geschehens unabhängig zugänglich werden. Das geschaffene Angebot an Funktionsfläche erfüllt den Anspruch, dass Wohlfühlen und effiziente Arbeitsweise keine sich ausschließenden Größen sind.

Eine weitere Folge der veränderten Arbeitsprozesse war die verbindliche Ausrichtung auf eine zielorientierte statt einer eher auf Anwesenheit ausgerichteten Arbeitsweise. Formale Regeln und eine stark hierarchiebezogene Leitung sind weniger erforderlich. Leistung im Verständnis des Konzeptes heißt Motivation und Inspiration, aber auch Zielvorgabe und eine auf Ergebnis ausgerichtete Führung.

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: Wandelbare, offene Flächen sind ideale Voraussetzungen für die Einrichtung Non-territorialer Büros